Jak wybrać kopiarkę?

Drukarka do domu,
czy urządzenie produkcyjne?

Jak wybrać kopiarkę?

Skoro trafiłeś na tą stronę, to znaczy, że stoisz przed wyborem kopiarki, drukarki lub plotera. Być może będzie to pierwsze takie urządzenie w Twojej firmie. Postaramy się przybliżyć Ci związane z tym zagadnienia i pomożemy rozwiązać problemy, jakie możesz napotkać. Oto kilka podstawowych pytań, na które powinieneś sobie odpowiedzieć, zanim zaczniesz wybierać pomiędzy różnymi modelami :

Wielkość urządzenia
czyli maksymalny obsługiwany rozmiar papieru

Papier A4, A3, a może A0?

Jeśli nie do końca wiesz o co chodzi z tymi A4, A3 itd. to podpowiadamy, że są to standaryzowane rozmiary kartki papieru, na jakich może drukować wybrane przez Ciebie urządzenie. Szczegóły możesz poznać na naszej stronie w dziale WSPARCIE, w temacie “Rozmiary papieru”

Pierwszym z pytań na jakie powinieneś sobie odpowiedzieć, to jakiego formatu papieru będziesz potrzebował/a? Małe drukarki zazwyczaj obsługują tylko format A4. Ich niewątpliwym atutem jest niewielki rozmiar samego urządzenia i możliwość postawienia bezpośrednio na biurku. Co jednak jeśli potrzebujesz czasem większego formatu – na przykład A3?

Jeśli taka sytuacja zdarza się niezwykle rzadko, wtedy rozwiązaniem może być kopiarka Ricoh MP 305+, która potrafi wydrukować A3 z podajnika ręcznego, niestety nie ma możliwości wykonania kopii lub skanu w tym formacie.
Jeśli chcesz kopiować, skanować lub drukować większe ilości dokumentów w formacie A3, to potrzebujesz już prawdziwej wielofunkcyjnej kopiarki. Są to urządzenia wolnostojące, dlatego decydując się na takie urządzenie, musisz zapewnić miejsce, w którym stanie Twoja kserokopiarka. Przy standardowych urządzeniach biurowych jest to powierzchnia około 120x120 cm. Zapewni to bezproblemowy dostęp do kopiarki z każdej strony. Sama drukarka ma najczęściej wymiar około 60x60 cm i 105 cm wysokości, musisz jednak uwzględnić fakt, że konieczna będzie przestrzeń na otwarcie drzwi kopiarki w celu instalacji tonera lub wyciągnięcia zakleszczonej kartki papieru. Urządzenia wielofunkcyjne w tym formacie mają najczęściej więcej niż jedną szufladę na papier. Często jest ich nawet 4, co bardzo ułatwia pracę zmniejszając konieczność dokładania papieru do minimum.
A co jeśli potrzebuję większego formatu? W takim przypadku potrzebujesz już plotera – a więc wielkoformatowej drukarki lub wielkoformatowego urządzenia wielofunkcyjnego. Niektórzy producenci nazywają je szerokoformatowymi. Urządzenia takie drukują na papierze w rolkach i same docinają papier na długość. Ze względu na skomplikowany proces doboru takiego urządzenia zachęcamy Cię do kontaktu z naszymi doświadczonymi handlowcami.

Wydruki kolorowe lub czarno-białe

Kopiarka monochromatyczna czy kolorowa?

Praktycznie wszystkie urządzenia wielofunkcyjne dostępne w tej chwili w sprzedaży, mają kolorowy skaner w standardzie. Jeden problem masz już z głowy. Co jednak jeśli chodzi o druk?

Musisz wiedzieć, że wydruki kolorowe będą Cię kosztowały więcej. Więcej będzie Cie kosztowało samo urządzenie i więcej zapłacisz za materiału eksploatacyjne do jego obsługi – takie jak na przykład tonery. Jednak w dzisiejszych czasach druk kolorowy staje się po prostu obowiązkowy. Twoje dokumenty z kolorowym logo, projekty czy wizualizacje przyciągają wzrok i uwagę kontrahentów. Jeśli jednak przetwarzasz wyłącznie dokumenty tekstowe, lub na własny użytek – wtedy druk monochromatyczny jest dla Ciebie. Bardzo często nasi klienci decydują się na takie rozwiązania również w przypadku urządzeń wysokonakładowych drukując na nich książki, ulotki, broszurki, materiały szkoleniowe czy instrukcje obsługi. W takich przypadkach wystarczy tylko kolorowa okładka.

Jeśli chodzi o urządzenia wielkoformatowe, to podział jest tu jeszcze bardziej wyraźny. Urządzenia laserowe praktycznie wszystkich marek są czarno-białe. Kolorowe byłyby po prostu monstrualnie wielkie. Kolorowe urządzenia szerokoformatowe drukują najczęściej atramentem, żelem lub “woskiem”. Czarno-białe będą szybsze, tańsze i wydajniejsze, kolorowe zaś trochę wolniejsze i droższe w eksploatacji – zapewnią jednak efekt “WOOOW”.
Większość kolorowych wielofunkcyjnych urządzeń Ricoh ma możliwość domyślnego ustawienia druku i kopiowania tylko w czerni i bieli co pozwala zaoszczędzić na materiałach eksploatacyjnych. Dodatkowo niektórym użytkownikom możesz zabronić używania koloru w ogóle …. ale to już temat na dłuższe rozważania.

ANALIZA MIESIĘCZNEGO OBCIĄŻENIA KOPIARKI

Jak dużo będę drukował i jak szybko chcę kopiować?

Jeśli do tej pory nie posiadałeś/aś jeszcze kopiarki odpowiedź na to pytanie może być trudne. Poza tym słowo “dużo” jest bardzo pojemne i dla każdego może znaczyć coś innego.

Możesz przyjąć zasadę, że im większe urządzenie wybierzesz, tym będzie ono potrafiło wydrukować więcej stron miesięcznie. Wszystkie kserokopiarki i drukarki posiadają tak zwane maksymalne miesięczne obciążenie, którego nie powinno się przekraczać. Jeśli wybierzesz zbyt mało wydajne urządzenie dla swoich potrzeb, wtedy mogą zacząć pojawiać się częste awarie, lub konieczność wymiany materiałów eksploatacyjnych raz w tygodniu. Jeśli natomiast mocno przeszacujesz – nie będziesz w stanie wykorzystać potencjału swojej kserokopiarki i niepotrzebnie przepłacisz przy jej zakupie.

Aby łatwiej było Ci zgłębić ten temat pomyśl o ryzach papieru jakie zużywałeś/aś do tej pory. Jedna ryza to 500 kartek. Możesz też liczyć na kartony – w każdym znajduje się 5 ryz, a więc 2500 stron. Możesz przyjąć, że jeśli zużywasz 1 karton miesięcznie, to poradzi sobie z tym każde urządzenie. Jeśli jednak tych kartonów jest ponad 10 – wtedy potrzebujesz czegoś ekstra.

Dobrym pomysłem dla osób, które nigdy wcześniej nie miały do czynienia z kopiarkami jest wynajęcie takiego urządzenia na kilka miesięcy – na próbę. Po takim okresie już bez problemu będziesz w stanie podjąć decyzję o zakupie, a niewykluczone jest, że spodoba Ci się opcja dzierżawy i pozostaniesz z wynajętą kserokopiarką na dłużej.

Jakiej prędkości potrzebuję? Odpowiedź na to pytanie wiąże się z ilością drukowanych miesięcznie stron. Jeśli są ich wielkie ilości – wtedy chciałbyś zaoszczędzić czas, i drukować szybciej. Jeśli jest to kilkaset stron miesięcznie, wtedy nie ma to aż tak dużego znaczenia. Są jednak odstępstwa od tej reguły. Na przykład nasi klienci z biur notarialnych często wybierają bardzo szybkie kopiarki, mimo stosunkowo niewielkich nakładów. Chodzi o to, aby po akceptacji klient otrzymał możliwie szybko kilka egzemplarzy swojej umowy. Wyobraź sobie, że kontrahenci czekają, a Ty stoisz przy kopiarce przez pół godziny. Niezbyt miła perspektywa. Po raz kolejny więc zapraszamy do kontaktu z nami w celu weryfikacji Twoich potrzeb i oczekiwań.

kserokopiarki nowe i poleasingowe

Lepiej kupić nową czy używaną kopiarkę?

Oba rozwiązania, a więc zakup nowej jak i używanej kserokopiarki, mają swoje wady i zalety, które postaramy się przybliżyć w tej części artykułu. Aby było to dla Ciebie jak najbardziej czytelne postaramy się umieścić za i przeciw w kilku punktach.

Zacznijmy więc od kopiarek nowych:

    Plusy +

  • najnowsza generacja urządzeń to najnowsza technologia. Zwłaszcza mam tu na myśli rozwiązania związane z bezpieczeństwem druku, szyfrowaniem danych, spełnianiem najnowszych wymagań np. w zakresie RODO itp.
  • wszystkie podzespoły, zarówno te mechaniczne jak i elektronika są nowe, a więc prawdopodobieństwo awarii jest mniejsze
  • w nowych kopiarkach producenci często proponują rozwiązania, które w ogóle nie były dostępne w poprzednich modelach, lub w standardzie oferują rozwiązania, które wcześniej były płatnymi opcjami
  • zazwyczaj nowe modele kopiarek są bardziej energooszczędne niż ich starsze odpowiedniki
  • urządzenia nowe posiadają gwarancję producenta ( są jednak wyjątki w zależności od producenta )
    Minusy –

  • kserokopiarki nowe są kilkukrotnie droższe niż poprzednie – używane modele tej samej klasy
  • dla nowych kopiarek nie są dostępne alternatywne materiały eksploatacyjne, jesteśmy więc skazani wyłącznie na oryginalne – droższe tonery, bębny, rolki itp. Jednak w części ich jakość rekompensuje wysoką cenę.
  • za wszystkie dodatkowe opcje, jak na przykład dodatkowe kasety na papier, finisher, czy obsługę postscript będziemy musieli dodatkowo zapłacić
  • bardzo duża utrata wartości sprzętu. Podobnie jak z nowymi samochodami, kserokopiarki szybko tracą na wartości i nie są dobrą inwestycją kapitału.

Jeśli chodzi o poleasingowe – używane kserokopiarki to musimy brać pod uwagę:

    Plusy +

  • kopiarki używane są znacznie tańsze niż nowe. Bardzo często urządzenie używane przez 3 lata jest połowę tańsze niż nowe.
  • poleasingowe kserokopiarki najczęściej są bogato wyposażone, mają dodatkowe kasety, moduły wykończenia druku takie jak dziurkacz, sorter, zszywacz itp.
  • na rynku dostępne są tańsze, alternatywne materiały eksploatacyjne, które jeśli skonsultuje się ich używanie z dobrym serwisem, mogą obniżyć koszt druku. Każdorazowo jednak zalecamy ostrożność przed zastosowaniem takich materiałów z nieznanego źródła, jak portale aukcyjne itp.
  • Autoryzowani, sprawdzeni sprzedawcy zawsze oferują używane kserokopiarki po gruntownym przeglądzie i wymianie materiałów eksploatacyjnych. Bardzo często możemy się też spotkać z gwarancją na urządzenie używane – taką samą jak na nową, niekiedy sięgającą nawet 5 lat.
  • duża dostępność tanich, nowych i używanych części i podzespołów
    Minusy –

  • prawdopodobieństwo awarii jest większe niż w urządzeniu zupełnie nowym
  • niektóre urządzenia mogą nie obsługiwać najnowszych technologii związanych z bezpieczeństwem czy wydrukiem z urządzeń mobilnych takich jak smartfon
  • na rynku można trafić na nieuczciwych sprzedawców, oferujących urządzenia w gorszym stanie technicznym niż deklarowany, ze znacznym przebiegiem i starymi materiałami eksploatacyjnymi

Jak widzisz, finansowo o wiele bardziej kuszące wydaje się kupienie kserokopiarki używanej. Posiada ona wiele cech i funkcjonalności, które za stosunkowo niewielkie pieniądze znakomicie sprawdzą się w Twojej firmie. Pamiętaj jednak, że zakup taki wiąże się z pewnym ryzykiem, dlatego zawsze korzystaj z usług sprawdzonego dostawcy.

Jeśli chodzi o kserokopiarki nowe, to pomimo wysokiej ceny zapewnią Ci one dostęp do najnowszych technologii i będą długo i bezawaryjnie pracować przy minimalnym zaangażowaniu ze strony autoryzowanego serwisu. Przy zakupie nowego urządzenia zastanów się także nad atrakcyjnymi formami finansowania – np takimi jak leasing, co pozwoli Ci uniknąć poniesienia wysokiego jednorazowego kosztu zakupu.

Skontaktuj się z nami

Copy Master S. j.

ul. Jaworowa 7
60-185 Skórzewo

Telefony:

+48 61 8200 530
+48 61 899 33 33
+48 61 652 51 18

Fax:
+48 61 8280 178
E-mail:
info@copymaster.pl